Вътрешните одити са част от системата за управление на качеството, която е в съответствие с международния стандарт ISO 9001:2015. В специално разработената „Процедура по качеството вътрешни одити (ПК 9.2)“ се определят редът, изискванията и отговорностите за планиране, организационно обезпечаване и документиране на вътрешните одити и се разписва подробно процесът по осъществяването им.
Вътрешните одити се прилагат във всички основни и обслужващи звена на Университета, като се извършват от независими одитори по отношение на одитираното звено. В ролята на вътрешни одитори се включват екипи от представители на преподавателите и на администрацията, които са предварително обучени по международния стандарт ISO 19011:2015 “Указания за провеждане на одити”. Вътрешните одитори работят на доброволен принцип.
Ежегодно ръководството на СУ възлага на Университетския център по управление на качеството (УЦУК) за одитиране процесите, процедурите и дейностите, както и структурните звена. До края на месец март факултетите могат да подават заявки за провеждане на вътрешни одити по процеси, процедури и дейности.
Планиране на одитите се документира в годишен график, който се одобрява от ръководителя на УЦУК, утвърждава се от упълномощения представител на ръководството (УПР) и се предлага за одобрение на Ректора на СУ “Св. Климент Охридски“, придружен със Заповед.
Извънредни одити могат да се инициират обосновано по конкретни поводи и създали се ситуации от ръководителя на УЦУК. Извънредните одити се записват в “Годишен график на вътрешните одити в СУ „Св. Климент Охридски““ като анекс.
Провеждане на вътрешните одити се извършва съгласно годишния график, с въпросници и програма за всяко структурно звено.
Резултатите от одитите се документират в доклад с констатации (резултати от оценяване на събраните доказателства от одита спрямо критериите на одита).
Констатациите от одитите представят съответствие или несъответствие с критериите на одита. Констатациите могат да водят до идентифициране на рискове, откриване на възможности за подобряване или документиране на добри практики.
Съгласно Процедурата по качеството вътрешни одити (ПК 9.2) на базата на резултатите от проведените вътрешни одити и констатираните от тях несъответствия, се предвиждат корекции и коригиращи действия.
За предприемане на подходящите корекции и коригиращи действия е разработена ПК 10.1 „Управление на несъответствия и коригиращи действия“, която задава механизъм за оценка и решаване на възникналите проблеми. Механизмът включва: извършване на прегледа на несъответствията; определяне на причините за появата им; оценяване на необходимостта от предприемане на действия, за да не се повтарят несъответствията; определяне и прилагане на необходимите действия; записи за резултатите от приложените действия; оценяване на ефикасността на предприетите коригиращи действия.
Огласяването на резултатите и изводите от проверката на съответствието на стандартите и процедурите в системата по управление на качеството се извършва основно чрез решения на основните управленски органи в Университета – декански и факултетни съвети (на ниво факултет) и Академичен съвет (на общоуниверситетско равнище).
Въвеждането на система за вътрешен одит откри за Университета възможност за преодоляване на несъответствията при обслужването на студентите, виждат се и добри практики в отделни факултети, които могат да се мултиплицират, става възможно да се приеме унифициране на подхода при документооборота и процедурите. Одитирането дава устойчив механизъм за навременно реагиране в проблемни ситуации, а също и механизъм за самонаблюдение и самоанализ, като се отчита в максимална степен спецификата на процесите в отделните звена.
Процедури по управление на качеството