ПК 7.5 ПРОЦЕДУРА ПО КАЧЕСТВОТО УПРАВЛЕНИЕ НА ДОКУМЕНТИРАНА ИНФОРМАЦИЯ
Процедурата определя реда, отговорностите и пълномощията за управление на документите, записите и друга документирана информация, обхванати от Системата за управление на качеството (СУК).
Процедурата се прилага за идентификация и управление на вътрешна документирана информация на СУК съгласно международния стандарт ISO 9001:2015 “Система за управление на качеството. Изисквания”.
Термините и определенията използвани в СУК съгласно ISO 9000:2015 “Система за управление на качеството. Основни положения и речник”.
Документацията на системата за управление на качеството е комбинация от следване на процесите в организацията и структурата на ISO 9001:2015.
С цел улесняване на разпространението, поддържането и разбирането на документацията на СУК, тя е описана в следната йерархична структура:
- документи на І-во ниво – Наръчник на Системата за управление на качеството, вкл. Политика и цели по качеството;
- документи на ІІ-ро ниво – Процедури на Системата за управление на качеството (ПK);
- документи на ІІІ-то ниво – Правилници, инструкции и методики;
- документи на ІV-то ниво – формуляри, които са регламентирани като бланки, формуляри в документите от І-во, ІІ-ро и ІІІ-то ниво, по реда, регламентиран в тях;
- документи на V-то ниво – приложими нормативни актове.
Всички останали документи, издадени от Университета, се управляват по реда „Списък на най-често използваните документи в системата на Университета (доклади, предложение, заявки, договори, заповеди и т.н.) с предложения за примерни образци, ред за съгласуване и осъществяване на контрол.“ Списъкът е утвърден от Ректора и е достъпен в СУСИ.
ПК 9.2 ПРОЦЕДУРА ПО КАЧЕСТВОТО ВЪТРЕШНИ ОДИТИ
Процедурата регламентира дейностите, отговорностите и пълномощията за планиране, провеждане, организационното осигуряване и документиране на резултатите от вътрешните одити на качеството в СУ „Св. Климент Охридски“.
Одит по качеството е систематичен, независим и документиран процес за получаване на обективни доказателства и за тяхното оценяване, за да се определи до каква степен са изпълнени критериите за одита.
Чрез вътрешните одити се проверява ефективността на Системата за управление на качеството, като по този начин се осигурява нейното поддържане, усъвършенстване и актуализиране, съобразно променящите се външни и вътрешни условия и изисквания.
Вътрешни одити по качеството се извършват ежегодно от екип компетентни вътрешни одитори от Университета и съгласно “Годишен график“, който се утвърждава от Ректора на СУ „Св. Климент Охридски“.
ПК 9.3 ПРОЦЕДУРА ПО КАЧЕСТВОТО ПРЕГЛЕД ОТ РЪКОВОДСТВОТО
Процедурата определя реда, делегираните права и възложените отговорности на служителите при подготовката, провеждането и документирането на прегледа на действащата Система за управление на качеството (СУК).
Висшето ръководство на СУ „Св. Климент Охридски” извършва преглед на СУК най-малко един път годишно, с цел да се осигури нейната непрекъсната пригодност, ефективност и съответствие с международния стандарт ISO 9001:2015 “Система за управление на качеството. Изисквания”.
При преглед от ръководството се оценяват възможностите за подобрение и се определят необходимите промени в СУК.
ПК 10.1 ПРОЦЕДУРА ПО КАЧЕСТВОТО УПРАВЛЕНИЕ НА НЕСЪОТВЕТСТВИЯ И КОРИГИРАЩИ ДЕЙСТВИЯ
Процедурата регламентира действията, отговорностите и реда за идентифициране, документиране и управление на несъответствията, констатирани в процеса на изпълнение на документираните изисквания в СУ „Св. Климент Охридски“ и съгласно международния стандарт ISO 9001:2015 “Система за управление на качеството. Изисквания”.
Всички констатирани несъответствия се регистрират във ФК 10.1 „Карта за несъответствие и коригиращи действия“ и се изпраща към УЦУК.
Всеки служител и преподавател е отговорен за изпълнение на възложените му задачи/дейности и следи за възникване на реални или потенциални несъответствия при извършване на делегираните му отговорности от ръководството на Университета.
Констатираните несъответствия в Системата за управление на качеството се регистрират във ФК 10.1 „Карта за несъответствие и коригиращи действия“. Във всички случаи се извършва анализ на причините, породили несъответствието, с цел предотвратяване на повторната му проява.
Предприеманите действия за закриване на несъответствията трябва да бъдат подходящи за последиците от откритите несъответствия.
В зависимост от анализ на причините предприеманите действия могат да бъдат:
Корекция – действие за отстраняване на открито несъответствие;
Коригиращо действие – действие за отстраняване на причината за несъответствие или за да се предотврати повторно възникване на несъответствие.
Упълномощеният представител на ръководството (УПР) на СУ „Св. Климент Охридски“ има делегирани пълномощия да определи отговорни лица за събиране на необходимата информация за констатираното несъответствие (вкл. преглед и анализ на причините), както и да проконтролира изпълнението на всички необходими действия за отстраняването му и елиминиране на последствията, свързани с недопускане на бъдещото им повторение.
| Процедура 7.5 | Управление на документирана информация |
| Процедура 9.2 | Процедура по вътрешни одити |
| Процедура 9.3 | Преглед от ръководството |
| Процедура 10.1 | Управление на несъответствия и коригиращи действия |