Контакти:
Домакин – Евгени Начев
А-114, 02 / 8161 811, nachev@phys.uni-sofia.bg,
пощенска кутия – фоайе в сграда А
раздаване на материали: сряда 11-12 ч.
Зам. декан АСД – Виктор Гущеров
В-51, 02 / 8161 774, vd_admin@phys.uni-sofia.bg
Деканат - Светла Ценева
А-417, 02 / 8161 447, tzeneva@phys.uni-sofia.bg
Счетоводство - Цветанка Живкова
А-116, 02 8161 813, schetovodstvo@phys.uni-sofia.bg
За съвети по стъпките от съответната процедура можете да се консултирате с лицето в някой от посочените контакти.
Процедурите по придвижване на документите, включително и за снабдяване при закупуване, се извършват от секретаря на съответната катедра или лично от заявителя.
I. За сметка на бюджета на ФзФ.
- Вариант 1: Продуктът може да бъде получен от склада.
- Вариант 2: Продуктът е необходимо да бъде закупен.
II. За сметка на договор.
Стъпките за всички варианти са описани в страницата по-долу
I. За сметка на бюджета на ФзФ.
Вариант 1: Продуктът може да бъде получен от склада.
1. Отправя се запитване към домакина за наличност.
Ако отговорът е отрицателен, се преминава към Вариант 2.
2. Подава се заявка за получаване от склад до зам. декан АСД.
3. При положителна резолюция в обявения времеви интервал за раздаване на материали се предават на домакина
- подписаната заявка,
- искане за получаване от склад
и се получават материалите.
Вариант 2: Продуктът е необходимо да бъде закупен.
1. Заявителят проверява в сайта на СУ коя фирма е сключила договор за съответния продукт. Ако го няма в списъка на договора за неговата група продукти, е необходимо да се получи информация от доставчика предоставя ли се такъв и на каква цена.
Контакти с доставчика има в договора, публикуван в сайта.
2. Според т.1 се попълва доклад за закупуване по образец от името на декана. Подписва се от служебно лице, ако е заложено в бланката. Предава се в деканат за подпис от декана.
3. При одобрение докладът се изпраща от деканат в деловодството на СУ.
4. В деканат се получава писмо за положителна резолюция. Заявителят получава:
- при подаване по куриера на факултета – хартиено копие от доклада;
- при подаване по електронната поща – справка от системата за деловодство „Архимед“
В условията на пандемия се следва втората процедура.
5. По електронната поща се изпраща до доставчика заявка за получаване, която включва:
- свободен пояснителен текст на писмото;
- попълнения доклад за закупуване с доказателство за положителна резолюция от администрацията в ректорат(резолюция на хартия или справка от "Архимед").
6. При възможност получаването на стоката се осъществява в присъствието на заявителя(за да провери съответствията) и представител на деканата – домакин или зам. декан АСД.
7. В счетоводството се предоставят следните документи:
- Копие от фактурата, ксерокопирано при доставката или копие, предоставено от доставчика по електронната поща;
- Копие от приемо-предавателния протокол;
- Копие на първоначалния доклад с доказателство за положителна резолюция.
II. За сметка на договор.
Вариант 1: Осчетоводява се от ФзФ
1. Ръководителят на договора проверява в счетоводството дали според план-сметката може да бъде закупен продуктът.
2. Заявителят проверява в сайта на СУ коя фирма е сключила договор за съответния продукт. Ако го няма в списъка на договора за неговата група продукти, е необходимо да се получи информация от доставчика предоставя ли се такъв и на каква цена.
Контакти с доставчика има в договора, публикуван в сайта.
3. Според т.2 се попълва доклад за закупуване по образец от името на ръководителя на договора и той се подписва.
4. Докладът се изпраща в деловодството на СУ (delovodstvo@uni-sofia.bg).
5. Заявителят получава:
- при подаване чрез куриера на ФзФ – хартиено копие от доклада с входящ номер, а после и второ копие с резолюция;
- при подаване по електронната поща – адрес за справка от системата за деловодство „Архимед“.
В условията на пандемия се следва втората процедура.
6. При положителен отговор се изпраща по електронната поща до доставчика заявка за получаване, която включва:
- свободен пояснителен текст на писмото;
- доклад за закупуване с доказателство за положителна резолюция от администрацията в ректората(резолюция на хартия или справка от "Архимед").
7. При възможност получаването на стоката да се осъществи в присъствието на заявителя(за да провери съответствията) и представител на деканата – домакин, зам. декан АСД.
8. В счетоводството се предоставят следните документи.
- Копие от фактурата, ксерокопирано при доставката, или копие, предоставено от доставчика по електронната поща;
- Копие от приемо-предавателния протокол;
- Копие на първоначалния доклад с доказателство за положителна резолюция.
Вариант 2: Договор чрез НИС
1. Попълва се доклад по образец на НИС.
2. Извършва се справка в НИС за възможността за закупуване и дали има промени в процедурата.
3. До доставчика за СУ за съответната група продукти се подава заявка за оферта. При удовлетворени изисквания се получава фактура, която се предава в НИС за плащане.
4. Получаването е най-добре да стане в присъствието на заявителя и представител на деканата.
5. Продуктът се завежда в счетоводството като се подават следните документи:
- копие от фактурата;
- приемо-предавателен протокол.