Функцията на офис-мениджърът е свързана с обработка на информационните потоци, координиране и осигуряване на нормалното и безпрепятствено протичане на трудовата дейност в офиса или предприятието. В тази връзка офис-мениджърът съгласува кореспонденцията, спазвайки стандартите, предава и получава информация, работи активно с офис-техника и консумативи, отговаря за деловодството и води архив. Офис-мениджърът има развити добри комуникативни, презентационни умения, способност за работа в екип, проактивност, гъвкавост, коректност, толерантност, умения за спазване на етичните норми и фирмени стандарти. Наблюдателен, прецизен, отговорен, притежава организационни способности и умения за вземане на адекватни и своевременни решения.

Задължения:

• Поддържа бизнес кореспонденцията;

• Изготвя и контролира графика за бизнес срещи;

• Организиране на събития;
• Посреща клиенти и гости на фирмата;

• Подготвя заседателната зала за среща; предлага и сервира кафе и напитки;

• Административно подпомага цялостната дейност на компанията;
• Административни и организационни задължения;
• Административни и обслужващи дейности;
• Следене и разпределяне на входяща и изходяща поща;

• Документи за подпис; деловодство; архив;

• Обслужване на входящи и изходящи телефонни повиквания;

• Други задължения от общ и хоризонтален за фирмата характер – копиране, сканиране, поръчка на офис материали и консумативи, поръчка на напитки и кетъринг за офиса;

Изисквания:

• Подходящо висше образование, може и обучаващ се студент в бакалавърска или магистърска програма;

• Опит на подобна позиция е предимство;
• Много добро ниво на владеене на английски език писмено и говоримо;
• Компютърни умения – MS Office, Internet;
• Представителен външен вид;
• Динамична, комуникативна, организирана личност;