Правилникът определя реда и организацията на издателския процес в УИП и е утвърден от Управителния съвет на издателството и от АС на базата на общи положения.
I. Планиране на издателската продукция
Управителният съвет на издателството дава основните насоки за изработване на издателските планове – тематични и общи годишни планове, и ги утвърждава. Утвърждава графика за редакционна подготовка на ръкописите и за готова продукция. Тези планове се съставят след извършване на организационна и творческа работа както във всеки факултет поотделно, така и в издателството – проучване на потребностите от различните видове литература, дългосрочните прогнози и концепциите за развитието на науката, образованието и културата, прогнозите за развитието на книгоиздаването, провеждане на консултации със специалисти и др.
1. Учебни издания и научни монографии
1.1. При съставянето на издателските планове приоритет имат книгите, на които факултетите са признали статута на учебник и които са пряко свързани с нуждите на учебния процес. В категорията учебни книги влизат и учебните помагала като речници, сборници със задачи за упражнения, тестове и др.
1.2. С приоритет се ползват и научните монографии, свързани със защита на докторат или хабилитация.
1.3. В предложения от факултета издателски план се отбелязват срокът на постъпване на всеки ръкопис и препоръчителният срок за издаване.
1.4. Утвърденият от ФС годишен издателски план се представя в УИ най-късно до 30 ноември на предходната календарна година. Факултетите се уведомяват поне два месеца предварително за квотите от коли, с които разполагат за следващата година.
1.5. Ръкописите се обсъждат и приемат от катедрите на базата на две писмени рецензии и се насочват за публикуване към УИ с решение на Факултетните съвети, които одобряват тиража, обема и полиграфския вид на изданията и процентното разпределение на тиража.
1.6. Предложените от факултетите заглавия съставят перспективния издателски план на УИП, който се разглежда и одобрява от Управителния съвет.
1.7. УИП изготвя калкулации за всяка от предложените книги. Той информира писмено деканските ръководства и УС за това, преди да започне процедурата по придвижване на книгите за отпечатване.
1.8. На основата на общия годишен университетски издателски план Управителният съвет гласува общия производствен график на заглавията и техния бюджет.
1.9. Ръкописите, които не са постъпили за редактиране, предпечатна и полиграфска изработка в предложения от ФС и одобрен от УС срок, остават извън графика и УИП не носи отговорност за крайния срок на тяхното отпечатване. Тяхното отпечатване или отхвърляне става с решение на УС.
2. Други книги с университетско финансиране
2.1. Катедрите, факултетните съвети, както и всеки университетски преподавател и редактор могат да направят своите предложения за издаване на ценни български или преводни книги, които са подходящи като тематика за Университетското издателство, но са извън описаните в т. 1.1 и 1.2.
2.2. Ако предложението е подкрепено от катедрата и ФС, важат условията за одобряване и финансиране, описани в т. 1.
2.3. Ако предложената книга не е одобрена от катедра и ФС, трябва да бъде придружена от анотация и две рецензии – една от специалист в съответната област и една вътрешноиздателска рецензия, която да представя както нейната научна или художествена стойност, така и пазарната й прогноза.
2.4. Книгата може да влезе в издателския план само след одобрението на УС, който да регламентира нейното финансиране със собствени на УИ или други университетски средства.
2.5. Книги, които са получили частично финансиране от външни организации, но се нуждаят и от университетско финансиране, се одобряват от УС по установения в т.1 или т. 2.3 и 2.4 ред.
2.6. След одобрението на УС за движението на ръкописа важат всички изисквания, описани в настоящия правилник.
3. Книги без университетско финансиране
3.1. Книги или поредици, създадени от университетски учени и спечелили цялостно финансиране по национални или международни проекти, се издават, след като се приложи доклад от координатора на проекта.
3.2. Книги, поръчани и платени със собствени средства от университетски преподаватели, се издават с една вътрешноиздателска рецензия.
3.3. Книги, поръчани и платени от външни автори и организации, които желаят да носят марката на Университетско издателство „Св. Климент Охридски“, се издават с една вътрешноиздателска рецензия.
II. Редакционно-издателска и производствено-издателска подготовка на ръкописите
1. Ръкописите се предоставят за редактиране от издателски или факултетен редактор във вида, описан в приложените технически изисквания.
2. Ръкописите постъпват в издателството чрез факултетните редактори или чрез друго, посочено от факултета лице, ако няма редактор.
Забележка: Факултети, които нямат редактори, съгласуват с отговорния редактор кой и при какви условия на финансиране ще редактира ръкописа. Това се отразява в технологичната карта на книгата.
3. Факултетните редактори предават на отговорните редактори ръкописа заедно със съответната придружаваща документация (две писмени рецензии и препис-извлечение от решение на Факултетен съвет, което съдържа информацията, регламентирана в т. 1.2), която става неразделна част от досието на ръкописа.
4. Отговорният редактор подготвя договора с автора на базата на типов проект, изготвен от юрисконсулта на УИП и съобразен с чл. 43–47 на Закона за авторското право и сродните му права, и го прилага в досието на ръкописа. Формата на възнаграждение на авторите се урежда в този договор по препоръка на ФС и УС.
5. В досието на ръкописа се прилагат всички договори за поръчани външни услуги като предпечатна подготовка, оформление, преотстъпване на право на ползване и др., ако има такива.
6. Всеки ръкопис се завежда в дневника на издателството за движение на ръкописите от отговорния редактор. В този дневник се описва цялото движение на заглавието от датата на постъпването му до предаването му за печат. Отразяват се видът, в който постъпва ръкописът (редактиран от факултетен редактор и постъпва за предпечат, нередактиран, завършен с външна предпечатна подготовка и др.), и всеки етап от работата по него (I, II и повече коректури), както и всички детайли, свързани с подготовката на книгата до предаването й за печат. Актуална информация за движението на ръкописа се публикува в сайта на УИП.
7. Редактираните от факултетните редактори ръкописи се предават за предпечат след съгласуване на редакторските поправки с автора.
8. При постъпване на ръкописа в издателството отговорният редактор установява дали той е напълно комплектуван според изискванията на издателството и при установяване на несъответствия с предварително разпространените Технически указания за оформяне на ръкописите се връща за доработка.
9. Ако предпечатната подготовка е извършена от външен сътрудник или фирма без съгласуване с редакционните и технически изисквания на издателството, отговорният редактор задължително преглежда предлагания за печат материал (паус или филм; в случаите, когато книгата се експонира директно на плаки за последен редакторски преглед се прави една разпечатка на хартия) и има право да нанесе редакторски и технически корекции и да върне материалите за доработка.
10. Отговорният и факултетният редактор съвместно с главния художник, завеждащият предпечатното звено и заместник директора по производството (при необходимост) изготвят предварителната технологична карта на ръкописа, която описва тираж, формат, обем, илюстративен материал, цветност на книжното тяло, вида хартия и подвързия. В технологичната карта се посочва срокът, в който се предвижда завършването на предпечатната подготовка.
11. Всяка промяна в технологичната карта се съгласува с главния редактор и главния художник.
12. Предпечатното звено извършва техническа редакция на ръкописа, страниране и коригиране на I, II и други коректури; подготвя книгата за отпечатване в окончателен вид на паус, на филм или на плаки според технологичните указания.
13. Коректурите се преглеждат от редактора ( и коректор при необходимост) и от автора (само една странирана коректура).
14. Редакторите работят по норматив, утвърден от УС на УИП според длъжностните им характеристики.
15. Предпечатното звено работи по норматив, утвърден от УС.
16. Приетите за работа ръкописи се докладват на ежеседмичен редакционен съвет и се обсъждат с главния редактор, главния художник, завеждащия предпечатното звено и останалите отговорни редактори. Съгласуват се редът за предаване за предпечат и сроковете за работа. Следи се работата по книгите, докладват се излезлите през седмицата заглавия.
17. Отговорният редактор следи движението на всяка коректура и осъществява връзка с колегите си по факултети, както и със самите автори.
18. Факултетният редактор подготвя поръчка за художествено оформление в 2 екземпляра, комплектувана с илюстративния материал, текстовете във и под фигурите, текстове за 4-та корица, снимка на автора и пр. Материалите се предават на главния художник след съгласуване с отговорния редактор.
19. Главният художник организира изработването на корицата и на илюстративния материал.
20. Проектите за корицата и цялостното художествено оформление се обсъждат от главния художник и редактора на книгата и се съгласуват с автора.
21. Отговорният редактор извършва окончателното комплектуване на ръкописа и готовия илюстративен материал с художественото оформление и подписва (след автора) титулната страница и макета на корицата за печат. Отговорният редактор взима ISBN или ISSN на изданието.
22. Главният редактор одобрява и подписва готовия за печат ръкопис.
23. Отговорният редактор с помощта на факултетния редактор подготвя информация (корица, анотация и кратка справка за автора) за всяко новоизлязло заглавие и я предава в електронен вид на отговорника за поддържане на сайта на издателството.
24. Главният редактор и завеждащият предпечатното звено отговарят за създаването и съхраняването на архива на Университетското издателство, който съдържа електронен вариант на издадената книга и по 20 бройки неприкосновен запас от всяка издадена книга.
25. УИП предава безвъзмездно за нуждите на Университетската библиотека определен тираж от всяко университетско издание, но не повече от 10 екземпляра. Предоставяният тираж за всяко издание се съгласува с директора на УБ.
Настоящият Правилник е приет на заседание на УС на УИП на 26.05.2008 г. с Протокол № 5