Sofia University St. Kl. Ohridski

І. ОСНОВНИ ФУНКЦИИ И ЗАДАЧИ НА ОТДЕЛА

1. Планиране, организиране, координиране и контролиране на финансовата дейност. Организиране и изготвяне на анализи на финансовата дейност.
2. Участие в процеса на изготвяне на проектобюджетите и бюджетите на Университета, основните и обслужващи звена, наблюдение върху изпълнението им, разработване на указания и методики, свързани с финансовата дейност на Университета.
3. Извършване на предварителен контрол във финансовата дейност преди вземане на решение от Ректора за поемане на задължение и/или извършване на разход, отдаване под наем, разпореждане и т.н., преди полагане на двойния подпис от Ректора и главния счетоводител на основание ЗФУКПС и ЗВОПС.
4. Разработване, организиране и координиране на приложението на законовите и подзаконови нормативни актове, вътрешноуниверситетските актове и тяхното актуализиране.
5. Участие в подготовката, организацията, провеждането и контрола на обществените поръчки.
6. Участие в оптимизирането и усъвършенстването на изградената система за набиране, разпределение и разходване на субсидията и собствените приходи.

ІІ. ПРЕКИ ЗАДЪЛЖЕНИЯ НА ОТДЕЛА

1. Организира и участва във финансовата дейност и вътрешния финансов контрол.
2. Участва в разработването на анализи на финансовата дейност с цел разкриване на вътрешни резерви, предотвратяване на загуби, разхищения, злоупотреби и др.
3. Разработва и предлага проекти за цени на услуги за административно обслужване и проекти за такси за кандидатстване и обучение.
4. Организира и участва в изследването, анализа и подготовката на методика за съставянето на проектите за бюджети и бюджетите на Университета, основните и обслужващи звена, спазвайки указанията, дадени от МФ и МОН..
5. Писмено съобщава на основните и обслужващи звена методиката и технологията по съставянето на проектобюджета и бюджета с указания и форми и изисква от тях в определен срок да представят своите проекти за съответната бюджетна година.
6. Анализира и участва в подготовката на мотивирани предложения за корекции на самостоятелните бюджети на основните и обслужващи звена, и Университета като цяло.
7. Оказва съдействие при контролирането за целесъобразното разходване на разпределените бюджетни средства от основните и обслужващи звена.
8. Организира и участва в изготвянето и обобщаването на справките на Университета за МОН и МФ, имащи връзка с финансирането на Университета.
9. Организира правилното протичане на документооборота на финансовите документи.
10. Участва при осъществяването на вътрешния предварителен, текущ и последващ контрол във финансовата дейност.
11. Участва в предварителния контрол, осъществяван в Университета на основание ЗФУКПС преди полагане на двойния подпис от Ректора и главния счетоводител.
12. Участва при разработването на вътрешни нормативни актове.
13. Следи за изменение и допълнение на нормативната уредба за бюджетното финансиране и организира подготовката за актуализиране на вътрешно- университетските нормативни актове.
14. Организира и участва в актуализирането на инструкцията за изграждане и функциониране на СФУК.
15. Участва в комисии и работни групи, имащи връзка с финансовата дейност.
16. Участва при формирането на условията и реда за отдаване под наем или за развиването на съвместна дейност на университетските обекти
17. Участва в определянето на финансовата политика на Университета.
18. Организира и подпомага за проектиране и изграждане на информационна система за изучаване и определяне на финансовите потребности на Университета и неговите звена.
19. Организира и поддържа връзки с външни финансови институции, работещи с Университета.
20. Организира при необходимост срещи с външни експерти за подобряване на финансовата дейност на Университета.
21. Поддържа контакти с обслужващите банки, предлага използването на нови форми за банково обслужване.
22. Участва в работните групи, натоварени с подготовка на документация за отдаване на обекти под наем по Закона за държавната собственост.
23. Анализира и подготвя предложения за подобряване използването на дълготрайните материални активи на Университета, съвместното им стопанисване, намаляване на данъчната тежест и т.н.
24. Участва в процеса по събиране, обработване и обобщаване на данните за стартиране на конкурси. Следи и отчита плана на провежданите конкурси по Закона за държавната собственост.
25. Участва в работата на комисии и работни групи, определящи необходимостта от извършване на ремонти.
26. Води регистър на плащанията по договорите за наем.
27. Освобождава депозитите на изпълнителите (участниците).
28. Контролира изпълнението на договорите с наемателите в частта “инвестиции”.
29. Участва в работата на комисиите, предаващи / приемащи обектите след прекратяване или изтичане срока на договора за наем.
30. Участва в осъществяването на превантивен контрол за правомерното използване и отчитане на електроенергия, топлоенергия, вода и други консумативи от наемателите.
31. Организира и контролира провеждането на периодични проверки в обектите, отдадени под наем.
32. Оказва съдействие и провежда превантивен контрол за съставяне на документите, отразяващи наличие на застрахователно събитие с оглед финансиране на аварийни ремонти.
33. Участва в работните групи, натоварени с подготовка на конкурсна документация за възлагане на обществени поръчки
34. При назначаване от Ректора, представители на отдела участват в работата на комисии за организиране и провеждане на обществени поръчки (разглеждане, оценяване и класиране на оферти).
35. Изготвя, изпраща, приема вътрешноуниверситетска кореспонденция при и по повод на обществени поръчки.
36. Участва в изготвянето и представянето на статистическите отчети по ППЗОП.
37. Изготвя приложенията за финансово разпределение на плащанията по договори след проведените процедури по ЗОП между основните и обслужващи звена.
38. Води регистър на плащанията след проведени процедури по ЗОП.
39. Оказва съдействие и контролира правилното оформяне на приемо- предавателните документи за изпълнение на договори по ЗОП.
40. Разработва и предлага проекти за цени на тръжните документи, за размерите на паричните гаранции за участие в процедурите и гаранциите за изпълнение на договорите от потенциалните изпълнители.
41. Предлага коригиращи действия и мероприятия при отклоняване от утвърдените и договорирани отношения.
42. Участва в изготвянето на плана за капиталовите разходи.
43. Участва в ежемесечното изготвяне на отчетите за капиталовите разходи
44. Участва при подбора, назначаването, определянето на възнагражденията и стимулирането на финансово-счетоводните кадри, оценката на трудовото изпълнение и санкциониране при неизпълнение.
45. Прави предложения до Ректорското ръководство за обучения и допълнителна квалификация на служителите
46. Участва в обучения на служителите в Университета и на разпоредителите с бюджетни кредити от по-ниска степен по прилагане на новото законодателство и методология по финансово управление и контрол.
47. Участва в процеса на информиране на преподавателите и служителите с нормативните и вътрешни актове, свързани с финансовата дейност.
48. Създава, поддържа и актуализира база данни за препоръките на вътрешните и външните одитори и за предписанията / указанията на други контролни органи, свързани с финансовата дейност на Университета.
49. Организира и участва в осъществяването на мониторинг върху изпълнението на дадените препоръки от вътрешни и външни одитори и на предписанията/указанията на други контролни органи, свързани с финансовата дейност.

ІІІ. СТРУКТУРА НА ОТДЕЛА

Сектор “Финансиране на обществени поръчки”

- Участва в подготовката, организацията, провеждането и контрола на обществените поръчки;
- Участва в работните групи, натоварени с подготовка на конкурсна документация за възлагане на обществени поръчки;
- При назначаване от Ректора участва в работата на комисии за организиране и провеждане на обществени поръчки (разглеждане, оценяване и класиране на оферти);
- Участва в комисии за провеждане на договаряне;
- Участва в изготвянето и представянето на статистическите отчети по ППЗОП;
- Изготвя приложенията за финансово разпределение на плащанията по договори след проведените процедури по ЗОП между основните и обслужващи звена;
- Води регистър на плащанията след проведени процедури по ЗОП;
- Оказва съдействие и контролира правилното оформяне на приемо- предавателните документи за изпълнение на договори по ЗОП;
- Разработва и предлага проекти за цени на тръжните документи, за размерите на паричните гаранции за участие в процедурите и гаранциите за изпълнение на договорите от потенциалните изпълнители;
- Предлага коригиращи действия и мероприятия при отклоняване от утвърдените и договорирани доставки / услуги;
- Извършване на предварителен контрол във финансовата дейност преди вземане на решение от Ректора за поемане на задължение и/или извършване на разход, отдаване под наем, разпореждане и т.н., преди полагане на двойния подпис от Ректора и главния счетоводител.

Сектор “Бюджет и собствени приходи”

- Участва в усъвършенстването на изградената система за набиране, разпределение и разходване на собствените приходи;
- Участва в работните групи, натоварени с подготовка на документация за отдаване на обекти под наем по Закона за държавната собственост;
- Води регистър на плащанията по договорите за наем;
- Контролира изпълнението на договорите с наемателите в частта “инвестиции”;
- Участва в осъществяването на превантивен контрол за правомерното използване и отчитане на електроенергия, топлоенергия, вода и други консумативи от наемателите;
- Оказва съдействие и провежда превантивен контрол за съставяне на документите, отразяващи наличие на застрахователно събитие с оглед финансиране на аварийни ремонти;
- Предлага коригиращи действия и мероприятия при отклоняване от утвърдените и договорирани отношения;
- Извършване на предварителен контрол във финансовата дейност преди вземане на решение от Ректора за поемане на задължение и/или извършване на разход, отдаване под наем, разпореждане и т.н., преди полагане на двойния подпис от Ректора и главния счетоводител.